Entiteiten en onderlinge boekingen

This content is not available in your language yet.

Een entiteit is een eigen administratie binnen je werkruimte: jezelf als privépersoon, een eenmanszaak, een VOF, een BV of een huishouden. Elke rekening hoort bij precies één entiteit. Deze pagina gaat over wat er gebeurt als geld van de ene entiteit naar de andere gaat.

Elke boeking blijft binnen één entiteit

Een boeking raakt nooit rekeningen van twee entiteiten. Probeer je dat toch, dan krijg je de melding “Deze rekeningen horen niet bij dezelfde entiteit”.

Daarom zijn er twee sjablonen. “Overboeking” is voor twee rekeningen binnen dezelfde entiteit. “Kapitaalstorting” is voor geld dat van de ene entiteit naar de andere gaat.

Twee gespiegelde boekingen

Bij een kapitaalstorting maakt Muntar twee boekingen, één in elke entiteit. Ze delen een groep, zodat ze bij elkaar horen en samen terug te draaien zijn.

Elke boeking sluit voor zichzelf op nul, want dat is de regel voor elke boeking. Dat kan alleen als er in beide entiteiten iets tegenover de gewone rekening staat. Daarvoor zijn de tussenrekeningen.

De tussenrekeningen

Elke zakelijke entiteit krijgt in haar startset een kapitaalrekening. Die heet standaard “Kapitaal” met de naam van de eigenaar erachter. Is er geen naam bekend, dan houdt hij het sjabloonlabel dat bij het type hoort: “Kapitaal eigenaar” bij een eenmanszaak, “Kapitaal vennoot” bij een VOF, “Aandelenkapitaal” bij een BV.

Elke privépersoon-entiteit krijgt daarnaast per zakelijke entiteit een rekening “Investering in”, gevolgd door de naam van die entiteit. Dat is de spiegel van de kapitaalrekening.

Beide rekeningen dragen de rol intercompany en weten bij welke tegenentiteit ze horen. Het sjabloon zoekt ze daarop op, niet op naam. Hernoem je zo’n rekening, dan blijft de koppeling dus werken.

Waarom het bedrag maar één keer meetelt

Op het overzicht zie je je vermogen per entiteit en als totaal. Die twee tellen niet hetzelfde op.

Per entiteit tellen alle bezittingen en schulden mee, inclusief de tussenrekeningen. Dat hoort ook: de balans van een eenmanszaak op zichzelf laat de kapitaalrekening zien.

In het totaal vallen de tussenrekeningen weg. Stort je vanuit privé geld in je eenmanszaak, dan staat dat geld op de zakelijke rekening én als investering in je privéadministratie. Zonder dat wegstrepen zou het twee keer meetellen. Het overzicht toont het weggestreepte bedrag als “Onderling geëlimineerd”, met de uitleg “Kapitaal dat van de ene naar de andere entiteit is gegaan telt maar één keer mee.”

Terugdraaien doe je in één keer

Een kapitaalstorting draai je terug met “Tegenboeken (beide entiteiten)”. Beide helften worden dan tegengeboekt, ook als je maar één van de twee voor je hebt. Zou je er één terugdraaien, dan zou de andere entiteit een boeking houden die nergens meer bij hoort. De twee tegenboekingen krijgen zelf ook weer een gedeelde groep.

Bij het importeren

Herkent Muntar tijdens een import de tegenrekening als een eigen rekening, dan stelt hij zelf het juiste sjabloon voor. Hoort die rekening bij dezelfde entiteit, dan wordt het “Overboeking”. Hoort hij bij een andere entiteit, dan wordt het “Kapitaalstorting”. Je ziet dat voorstel in de review en bevestigt het zelf.